Les membres d’un conseil d’administration sont élus chaque année parmi les propriétaires d’un syndicat de copropriété. Leur mandat est de prendre soins de l’enveloppe commune de la copropriété, de s’assurer qu’il y a suffisamment d’argent pour payer les factures courantes, que le bâtiment est sécuritaire pour les résidents, et de s’assurer que le syndicat est couvert par une assurance, et plus encore.

Régulièrement les propriétaires ne sont pas motivées ni disposés à offrir de leur temps surtout parce qu’’il y a beaucoup à faire, les conflits personnels sont inévitables, les tâches sont lourdes, et dans la plupart des cas, il s’agit de bénévolat. Dans de grands syndicats, l’administration est un travail à temps plein.

Voici des erreurs qu’un Conseil d’administration doit éviter à tout prix:

1. Être lent à percevoir les frais de retard. Tout le monde veut être aimé. Cependant, une fois que vous assumez la responsabilité fiduciaire d’être membre du conseil d’administration, vous devez mettre de côté vos sentiments personnels et percevoir les frais de retard de manière rapide, professionnelle et sans crainte ni favoritisme
2. Défaut d’examiner les données financières. En tant que membre du conseil, tout revient finalement à l’argent. Votre mission est de protéger l’argent et veiller à ce qu’il soit investi dans l’intérêt de la copropriété, et qu’il est comptabilisé jusqu’au dernier dollar.
3. Défaut de demander de l’aide professionnelle. Beaucoup ont tendance à surestimer leurs propres capacités lorsqu’il s’agit de siéger au conseil d’administration. Beaucoup résistent souvent à faire appel à une assistance spécialisée au moment auquel ils en ont le plus besoin. A court terme, cela peut vous faire économiser quelques dollars (ou votre fierté) ; à long terme, ça peut être désastreux. N’ayez pas peur de faire appel à de nouveaux yeux et cerveaux de temps en temps, en particulier en matière de comptabilité et de gestion d’argent.
4. Mauvaise tenue de réunion. En règle générale, toutes les réunions du conseil doivent être annoncées à l’avance et ouvertes à tous les membres du syndicat. Les exceptions devraient être les réunions pour discuter en privé des cotisations ou de l’application des règles contre un propriétaire en particulier ou un membre du personnel. Lors des réunions, la feuille de présence est toujours requise et le quorum vérifié/atteint.
5. Défaut de maintenir une couverture d’assurance. Les conseils d’administration doivent prendre soin particulier lors de la révision des polices d’assurance, comprendre les dates déchéance et les renouvèlements ; et examiner les montants de couverture pour s’assurer que la valeur à neuf du bâtiment est couverte à cause d’une perte totale.

La consultation auprès des professionnels est toujours importante dans la gestion d’un syndicat de copropriété.

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